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RECOMMANDATIONS POUR L’ORGANISATION DES ARCHIVES DANS LES  CENTRES D’ETAT CIVIL

 D’une manière générale, les archives sont l'ensemble des documents nés de l'activité d'un service, d'un bureau. Elles ne sont pas synonymes de vieux papiers mais naissent au jour le jour.
Il faut s'en occuper dès leur création
Les organiser, éliminer ce qui est inutile, afin de ne pas se laisser envahir et de retrouver vite et facilement l'information nécessaire.

Au niveau des centres d’état civil, nous retrouvons généralement trois sortes d’archives :

·          celles constituées par les registres d’état civil (naissance, mariage et décès),

·          celles que constituent les pièces annexes (pièces probatoires de l’événement),

·          celles générées purement par l’action administrative dans le cadre de son fonctionnement (correspondances, textes réglementaires et législatifs, dossiers financiers …)

COMMENT CRÉER UN DOSSIER

1 - Le dossier est l'instrument de base de l'action administrative. On y trouve tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque concepteur est responsable de sa tenue pendant un certain temps.

2 - Avant tout s'assurer qu'il n'en existe pas déjà un.

3 - Porter sur la couverture (chemise, sous chemise, boite d’archives) un intitulé, c'est-à-dire l'analyse de son contenu exemple : « pièces annexes naissances 2006 »; proscrire les termes "divers", "affaires générales", "correspondances diverses".

4 - Inscrire les dates extrêmes de « l'affaire » (la plus ancienne est inscrite dès le départ, la plus récente une fois le dossier clos) exemple : janvier 2006 – décembre 2006 ou 2005 – 2006 si le dossier s’étale sur plusieurs années.

5 - Si le dossier est trop volumineux, le scinder en plusieurs unités et lui donner un numéro d'ordre, exemples PAN(2006)1, PAM(2005)6, PAD(2004)3

6 - Mettre également la référence au plan de classement de l'ensemble des dossiers, s'il existe, exemple 1A-1 pourrait représenter le 1^er dossier de la série relative à l’action administrative.

NB : Plus votre analyse sera fine, plus vite vous retrouverez le dossier.
Dans l'analyse on peut répondre aux questions qui fait quoi, où et quand ?
C'est-à-dire dégagez l'auteur de l'action, l'action administrative,
l'objet de l'action, la date, le lieu pour les dossiers administratifs ou de gestion

Répondre aux questions quoi, pour qui, par qui, devant qui, ou et quand ?

C'est-à-dire dégager la nature de l’acte, le ou les intéressés, le déclarant, l’officier et les témoins, le lieu et la date pour les registres d’état civil

Répondre aux questions quoi, pour qui, où et quand ?

C'est-à-dire dégager la nature de la pièce, l’intéressé, le lieu et la date pour les pièces annexes

COMMENT GÉRER LES DOSSIERS ? (Pièces annexes et dossiers administratifs)

Le temps passé à la mise en ordre d'un dossier est largement compensé par le gain de temps lors de recherches ultérieures.

En maintenant un ordre interne par :

. Le classement chronologique des pièces (la plus ancienne en dessous).

. L'agrafage des documents qui vont ensemble (une lettre et sa réponse ; une pièce principale et son annexe) et le rangement à la date de la pièce principale.
Ne pas utiliser les trombones et épingles qui rouillent ou le scotch ou l'élastique.

. L'élimination régulière si nécessaire des doubles intitules, brouillons, prospectus, documents de travail, post-it...

. En ne retirant pas de pièces pour constituer de la documentation ou ouvrir un autre dossier (si nécessaire utiliser la photocopie).

. En privilégiant toujours l'original, le document daté et signé.

. En constituant, si le dossier est complexe, des sous-dossiers avec, pour chacun, un sous-titre.

LES REGISTRES (naissance, mariage et décès)

La perte des informations rythmant la vie de l’individu peut conduire à des désagréments énormes.

C’est pourquoi, après la transcription de l’acte dans le registre à l’aide de la pièce annexe, il est fortement recommandé d’archiver cette dernière.

L’archivage des pièces annexes renferme un double intérêt : la préservation du registre et la possibilité de reconstituer celui – ci en cas de détérioration ou de disparition.

Ranger les registres de manière à pouvoir les retrouver au besoin. Pour ce faire :

Disposer ces registres sur des rayonnages ou dans des armoires de  bas en haut et de la gauche vers la droite en partant des plus anciens aux plus récents.

Eviter l’utilisation abusive des registres en tenant des répertoires alphabétiques ou autres instruments de recherche permettant un repérage rapide du registre et de l’acte. Parcourir les feuillets en évitant l’utilisation de la salive.

Dans l’enregistrement, éviter d’utiliser les feutres, le carbone, le crayon.

COMMENT RETROUVER UN DOSSIER ?

En possédant un plan de classement de l'ensemble des dossiers de votre service.

- Ce plan conçu ou entériné par le chef de service doit refléter l'activité, les missions du service, englober tous les dossiers et être connu de tous.
- Il doit être mis à jour annuellement afin d'intégrer les nouvelles fonctions et le plus simple possible. En organisant matériellement l'archivage dans le service

En regroupant géographiquement, si possible, les dossiers de même nature.

En reportant sur le plan de classement la localisation des dossiers ou en tenant un fichier topographique par types de dossiers.

Que faire une fois le dossier clos ?

 PRÉ ARCHIVER UN DOSSIER !

Votre dossier n'est plus directement opérationnel mais vous devez le garder :

Pour des raisons juridiques (preuve en cas de contestation). Pour sa valeur informative (aide à la décision). Il devient pendant un certain temps (ce temps s'appelle la D.U.A., Durée d'Utilité Administrative) archives intermédiaires : ce temps est égal à la durée légale de conservation à laquelle s'ajoute la nécessité administrative.

Il faut alors le pré archiver dans un local spécifique où, si possible, chaque service dispose d'un espace déterminé.

Ce local doit être protégé contre les risques d'inondation, d'incendie, de vol, à l'abri de la lumière et avoir une température entre 16 et 18°. Il sera équipé de rayonnages.

COMMENT RANGER UN DOSSIER ?

Les documents seront rangés dans des chemises et sous chemises en papier (cartonné ou non) par dossiers et sous-dossiers.

Les chemises seront glissées dans des boîtes d'archives en carton format A4 de 10 cm d'épaisseur (maximum 12 cm).

Sur les tranches des boîtes seront indiqués le contenu et les dates extrêmes le plus précisément et succinctement possible.

Sur les rayonnages, les boîtes seront regroupées par thème en laissant de la place après chaque thème pour les archives à venir.

Ne pas hésiter à mettre des étiquettes sur les étagères.

Les rayonnages seront installés dans une salle d'archives prévue exclusivement à cet usage.

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Textes législatifs et règlementaires

LOIS ET REGLEMENTS

DECRET N°2008-1302 du 13-11-2008 nommant un ministre d'etat et fixant la composition du gouvernement

LE PRESIDENT DE LA REPUBLTQUE,

Vu la Constitution, notamment en ses articles 43, 49 et 53 ;

Vu le décret n° 2007 - 826 du 19 juin 2007 portant nomination du Premier Ministre ;

Vu le décret N° 2008 – 1018 du 27 août 2008 mettant fin aux fonctions d’un Ministre et fixant la composition u Gouvernement ;

Sur proposition du Premier Ministre ;

DECRETE

Article premier :

Mme Innocence NTAB est nommée Ministre d’Etat, Ministre de la Fonction publique, de l’Emploi, du Travail et des Organisations professionnelles ;

Article 2 :

La composition du Gouvernement s'établit comme suit :

- M. Cheikh Tidiane SY, Ministre d 'Etat, Ministre de l'lntérieur ;

- M. Cheikh Tidiane GADIO, Ministre d'Etat, Ministre des Affaires Etrangères ;

- M. Abdoulaye DIOP, Ministre d'Etat, Ministre de l'Economie et des Finances;

- Me Madické NIANG, Ministre d'Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice;

- M. Bécaye DIOP, Ministre d 'Etat, Ministre des Forces armées;

- Me Ousmane NGOM, Ministre d'Etat, Ministre des Mines, de l'Industrie et des PME ;

- M. Djibo Leïty KA, Ministre d 'Etat, Ministre de l'Environnement, de la Protection de la Nature, des Bassins de Rétention et des Lacs artificiels ;

- M. Habib SY, Ministre d 'Etat, Ministre des Infrastructures, des Transports Terrestres et des Transports aériens;

- M. Souleymane Ndéné NDIAYE, Ministre d'Etat, Ministre de l'Economie maritime, des Transports maritimes, de la Pêche et de la Pisciculture;

- M. Oumar SARR, Ministre de d’Etat, Ministre de l'Urbanisme, de l'Habitat, de l'Hydraulique urbaine, de l'Hygiène publique et de l'Assainissement ;

- M. Ousmane Masseck NDIAYE, Ministre d 'Etat, Ministre de la Décentralisation et des Collectivités locales ;

- Mme Innocence NTAB, Ministre d’Etat, Ministre de la Fonction publique, de l’Emploi, du Travail et des Organisations professionnelles ;

- Mme Awa NDIAYE, Ministre de la Famille, de la Solidarité Nationale, de l'Entreprenariat féminin et de la Micro finance;

- M. Hamath SALL, Ministre de l'Agriculture;

- M. Abdourahim AGNE, Ministre de l'Aménagement du Territoire et de la Coopération décentralisée ;

- Pr. Moustapha SOURANG, Ministre de l'Enseignement secondaire, des Centres Universitaire Régionaux (CUR) et des Universités ;

- M. Adama SALL, Ministre de l'Hydraulique rurale et du Réseau hydrographique national;

- M. Mamadou DIOP, Ministre du Commerce ;

- Mme Safiatou THIAM, Ministre de la Santé et de la Prévention ;

- Mme Oumou Khairy GUEYE SECK, Ministre de l'Elevage;

- M. Mame Birame DIOUF, Ministre de la Culture, du Patrimoine historique classé, des Langues nationales et de la Francophonie ;

- Dr Bacar DlA, Ministre des Sports et des Loisirs;

- M. Samuel Améte SARR, Ministre de l'Energie;

- M. Christian Sina DIATTA, Ministre des Biocarburants, des Energies Renouvelable et de la Recherche scientifique ;

- M. Abdou Aziz SOW, Ministre de l'information, des Télécommunications, des TlCs, du NEPAD, des Relations avec les Institutions es Porte-parole du Gouvernement;

- M. Kalidou DIALLO, Ministre de L'Education chargé de l'Enseignement Préscolaire, de l'Elémentaire et du Moyen;

- M. Mamadou Lamine KEITA, Ministre de la Jeunesse et de I'Emploi des Jeunes;

- Mme Aminata LO, Ministre des Sénégalais de l'Extérieur, de l'Artisanat et du Tourisme ;

- M. Moussa SAKHO, Ministre de l'Enseignement technique et de la Formation professionnelle ;

- M. Mamadou Abdoulaye SOW, Ministre délégué auprès du Ministre de l'Economie et des Finances chargé du Budget.

Article 3 : Le décret sus visé du 27 août 2008 est abrogé.

Article 5 : Le présent décret sera publié au Journal Officiel.

Fait a Dakar. le 13 septembre 2008

Par le Président de la République Abdoulaye WADE

Le Premier Ministre Cheikh Hadjibou SOUMARE

PREMIER MINISTRE

M. Souleymane Ndéné NDIAYE

SECRETAIRE GENERAL DU GOUVERNEMENT

M. Papa Ousmane Guèye

MINISTRES D'ETAT

DECRET N°2009-463 du 11-05-2009 mettant fin aux fonctions d’un ministre et fixant la composition du gouvernement

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE

• Vu la Constitution, notamment en ses articles 43, 49 et 53 ;

• Vu le décret n° 2009-451 du 30 avril 2009 portant nomination du Premier Ministre ;

• Vu le décret n° 2009-454 du 04 mai 2009 mettant fin aux fonctions d’un Ministre, nommant un nouveau Ministre et fixant la composition du Gouvernement ;

Sur proposition du Premier Ministre :

D E C R E T E

Article Premier : Il est mis fin, sur sa demande, aux fonctions de Mme Aïda MBODI, Ministre de la Transformation Alimentaire des Produits Agricoles;

Article 2 : Ses attributions sont dévolues à Maître Ousmane NGOM.

Article 3 : La composition du Gouvernement s’établit comme suit :

1. M. Cheikh Tidiane SY, Ministre d’Etat, Ministre de l’Intérieur, des Collectivités Locales et de la Décentralisation ;

2. M. Cheikh Tidiane GADIO, Ministre d’Etat, Ministre des Affaires Etrangères ;

3. M. Abdoulaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de l’Economie et des Finances ;

4. Me Madické NIANG, Ministre d’Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice ;

5. M. Bécaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre des Forces Armées ;

6. M. Djibo Leyti KA, Ministre d’Etat, Ministre de l’Environnement, de la Protection de la nature, des bassins de rétention et des lacs artificiels ;

7. M. Habib SY, Ministre d’Etat, Ministre de la Fonction Publique, de l’Emploi, du Travail et des Organisations Professionnelles ;

8. M. Karim WADE, Ministre d’Etat, Ministre la Coopération Internationale, de l’Aménagement du Territoire, des transports Aériens et des Infrastructures ;

9. M. Oumar SARR, Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme, de l’Habitat, de l’Hydraulique et de l’Assainissement ;

10. Maître Ousmane NGOM, Ministre d’Etat, Ministre des Mines, de l’Industrie, de la Transformation Alimentaire des Produits Agricoles et des PME ;

11. Mme Ndeye Khady DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de la Famille, de la Solidarité Nationale, de la Sécurité Alimentaire, de l’Entreprenariat Féminin, de la Micro Finance et de la Petite Enfance;

12. M. Abdourahim AGNE, Ministre des Télécommunications, des TICs, des Transports Terrestres et des Transports Ferroviaires;

13. Professeur Moustapha SOURANG, Ministre, de l’Enseignement Supérieur, des Universités et des Centres Universitaires Régionaux (CUR) ;

14. M. Kalidou DIALLO, Ministre de l’Enseignement Préscolaire, de l’Elémentaire et du Moyen Secondaire ;

15. M. Samuel Amète SARR, Ministre de l’Energie et des Biocarburants ;

16. M. Khouraïchi THIAM, Ministre de l’Economie Maritime, de la Pêche et des Transports Maritimes ;

17. Mme Thérese Coumba DIOP, Ministre de la Santé, de la Prévention et de l’hygiène Publique ;

18. Mme Fatou GAYE SARR, Ministre de l’Agriculture et de la Pisciculture ;

19. Mme Oumou Khairy Gueye SECK, Ministre de l’Elevage ;

20. Serigne Mamadou Bousso LEYE, Ministre de la Culture, de la Francophonie et des Langues Nationales ;

21. Professeur Amadou Tidiane BA, Ministre de la Recherche Scientifique ;

22. M. Moussa SAKHO, Ministre de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle ;

23. M. Mamadou Lamine KEITA, Ministre de la Jeunesse, des Sports et des Loisirs ;

24. M. Faustin DIATTA, Ministre du NEPAD et des relations avec le Parlement ;

25. M. Sada NDIAYE, Ministre des Sénégalais de l’Extérieur ;

26. M. Moustapha GUIRASSY, Ministre de la Communication et Porte parole du Gouvernement;

27. M. Thierno LO, Ministre de l’Artisanat, du Tourisme et des relations avec le Secteur Privé et le Secteur informel ;

28. M. Amadou NIANG, Ministre du Commerce ;

Ministres Délégués

1. M. Abdoulaye SOW, Ministre Délégué auprès du Ministre de l’Economie et des Finances, chargé du budget ;

2. M. Aliou SOW, Ministre délégué auprès du Ministre de l’Intérieur, des Collectivités locales et de la Décentralisation, chargé des Collectivités Locales et de la Décentralisation ;

3. M. Khadim GUEYE, Ministre délégué auprès du Ministre de l’Agriculture et de la Pisciculture, chargé des Organisations Paysannes et de la Syndicalisation des Agriculteurs

Article 4 : Le décret susvisé en date du 04 mai 2009 est abrogé.

Article 5 : Le présent décret sera publié au Journal Officiel.

Fait à Dakar, le 11 mai 2009

Par le Président de la République Abdoulaye WADE

Le Premier Ministre

Souleymane NDéné NDIAYE 


Décret n° 2009-1129 du 14 octobre 2009 mettant fin aux fonctions de Ministres, nommant de nouveaux ministres et fixant la composition du Gouvernement
 

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE

• Vu la Constitution, notamment en ses articles 43, 49 et 53 ;
• Vu le décret n° 2009-451 du 30 avril 2009 portant nomination du Premier Ministre ;
• Vu le décret n° 2009-1080 du 1er octobre 2009 mettant fin aux fonctions de Ministres et fixant la composition du Gouvernement ;

Sur proposition du Premier Ministre :

D E C R E T E

Article Premier : Il est mis aux fonctions de :

1. Monsieur Cheikh Tidiane SY, Ministre d’Etat, Ministre de l’Intérieur, des Collectivités locales et de la Décentralisation ;

2. Monsieur Bécaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre des Forces Armées ;

3. Monsieur Oumar SARR, Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme, de l’Habitat, de l’Hydraulique et de l’Assainissement ;

4. Monsieur Aliou SOW, Ministre délégué auprès du Ministre de l’Intérieur, des Collectivités locales et de la Décentralisation, chargé des Collectivités Locales et de la Décentralisation ;

5. Madame Thérese Coumba DIOP, Ministre de la Santé, de la Prévention et de l’hygiène Publique ;

Article 2 : Sont nommés :

1. Monsieur Bécaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de l’Intérieur ;

2. Monsieur Abdoulaye BALDE, Ministre d’Etat, Ministre des Forces Armées ;

3. Monsieur Oumar SARR, Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme, de l’Habitat, de la Construction et de l’Hydraulique ;

4. Monsieur Aliou SOW, Ministre de la Décentralisation et des Collectivités Locales ;

5. Madame Thérese Coumba DIOP, Ministre de la Santé et de la Prévention ;

6. Monsieur Adama SALL, Ministre de l’Assainissement et de l’Hygiène publique.

Article 3 : La composition du Gouvernement s’établit comme suit :

1. Maître Madické NIANG, Ministre d’Etat, Ministre des Affaires Etrangères ;

2. Monsieur Bécaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de l’Intérieur ;

3. Monsieur Abdoulaye DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de l’Economie et des Finances ;

4. Professeur Moustapha SOURANG, Ministre d’Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice ;

5. Monsieur Abdoulaye BALDE, Ministre d’Etat, Ministre des Forces Armées ;

6. Monsieur Djibo Leyti KA, Ministre d’Etat, Ministre de l’Environnement, de la Protection de la nature, des bassins de rétention et des lacs artificiels ;

7. Monsieur Karim WADE, Ministre d’Etat, Ministre la Coopération Internationale, de l’Aménagement du Territoire, des transports Aériens et des Infrastructures ;

8. Monsieur Oumar SARR, Ministre d’Etat, Ministre de l’Urbanisme, de l’Habitat, de la Construction et de l’Hydraulique ;

9. Maître Ousmane NGOM, Ministre d’Etat, Ministre des Mines, de l’Industrie, de la Transformation Alimentaire des Produits Agricoles et des PME ;

10. Monsieur Diakaria DIAW, Ministre d’Etat, Ministre de la Fonction Publique, du Travail, de l’Emploi et des Organisations Professionnelles ;

11. Madame Ndeye Khady DIOP, Ministre d’Etat, Ministre de la Famille, de la Sécurité Alimentaire, de l’Entreprenariat Féminin, de la Micro Finance et de la Petite Enfance ;

12. Monsieur Abdourahim AGNE, Ministre des Télécommunications, des TICs, des Transports Terrestres et des Transports Ferroviaires ;

13. Professeur Amadou Tidiane BA, Ministre de l’Enseignement Supérieur, des Universités et des Centres Universitaires Régionaux (CUR) et de la Recherche Scientifique ;

14. Monsieur Kalidou DIALLO, Ministre de l’Enseignement Préscolaire, de l’Elémentaire et du Moyen Secondaire et des Langues Nationales ;

15. Monsieur Samuel Amète SARR, Ministre de l’Energie ;

16. Monsieur Khouraïchi THIAM, Ministre de l’Economie Maritime, de la Pêche et des Transports Maritimes ;

17. Monsieur Aliou SOW, Ministre de la Décentralisation et des Collectivités Locales ;

18. Madame Thérese Coumba DIOP, Ministre de la Santé et de la Prévention ;

19. Madame Fatou GAYE SARR, Ministre de l’Agriculture, de la Pisciculture et des Biocarburants ;

20. Madame Oumou Khairy Gueye SECK, Ministre de l’Elevage ;

21. Serigne Mamadou Bousso LEYE, Ministre de la Culture et de la Francophonie ;

22. Monsieur Moussa SAKHO, Ministre de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle ;

23. Monsieur Mamadou Lamine KEITA, Ministre de la Jeunesse, des Sports et des Loisirs ;

24. Monsieur Faustin DIATTA, Ministre des Affaires sociales et des Relations avec les Institutions ;

25. Monsieur Sada NDIAYE, Ministre des Sénégalais de l’Extérieur ;

26. Monsieur Moustapha GUIRASSY, Ministre de la Communication et Porte parole du Gouvernement ;

27. Monsieur Thierno LO, Ministre de l’Artisanat, du Tourisme et des relations avec le Secteur Privé et le Secteur informel ;

28. Monsieur Amadou NIANG, Ministre du Commerce ;

29. Monsieur Adama SALL, Ministre de l’Assainissement et de l’Hygiène publique.

Ministres Délégués

1. Monsieur Abdoulaye DIOP, Ministre Délégué auprès du Ministre de l’Economie et des Finances, chargé du budget ;

2. Monsieur Khadim GUEYE, Ministre délégué auprès du Ministre de l’Agriculture, de la Pisciculture et des Biocarburants, chargé des Organisations Paysannes et de la Syndicalisation des Agriculteurs.

Article 4 : Le présent décret sera publié au Journal Officiel.

Fait à Dakar, le 14 octobre 2009

Par le Président de la République Abdoulaye WADE

Le Premier Ministre Souleymane NDéné NDIAYE

mes parents et proches me nomment Frédéric B. DIOP né un 13 Mars 1976 à Lalane. Après les écoles primaires Saint Pierre de Lalane, Pierre Julien Eymard de Koudiadiène et Saint Marcel de Fandène, je rejoint le mouvement Scout et Guide du Sénégal de 1988 à 1994 avant d’entrer au juvénat – foyer des Pères du Saint sacrement de 1994 à 2000 où j'en sort avec un Bac L² au collège Sacré Cœur de Dakar. Auparavant, j'ai participé pleinement à la campagne de généralisation de la carte nationale d’identité (1992) dans l’arrondissement de Méouane (tivaouane). De 1999 à 2000, je fus président de la zone XII de l’ODECAV de Tivaouane (Thiès) et responsable des jeunes de la communauté rurale de Chérif lô puis j' entame l’étude des lois du football (sous CRA de Dakar) où je décroche le grade d’arbitre de district 2003.
En Août 2000, j'effectue le stage de moniteur de collectivités éducatives avant d’être élu président de l’amicale des étudiant sérères Noon (AEN) à l’ucad 2002 – 2004, en même temps membre du bureau de la coordination des jeunes catholiques de la paroisse Saint Joseph de Médina. Après être passé par l’INSEPS de Dakar, la Faculté des lettres et sciences humaines de l’ucad, je suis la formation à l’Ecole des Bibliothécaires Archivistes et Documentalistes option Archives (EBAD) de Dakar sanctionnée du Diplôme Universitaire en Sciences de l’Information Documentaires (DUSID) en juillet 2004 ce qui me confère aujourd’hui le titre d’Archiviste. Durant tout mon cursus, la recherche et l’informatique ont occupé une place de choix dans mes activités d’où ma passion pour cet outils. je suis en service au CNEC depuis Décembre 2005.